SYSTEM DEDYKOWANY JEST m.in. DLA:

• systemu przepływu pracy (workflow)

• sekretariatów jako systemu rejestracji

• działów obsługi serwisowej i asysty technicznej

• nadzorowania zadań projektowo-produkcyjnych

• wspomagania norm ISO 900X

• działów usług gwarancyjnych

ZALETY STOSOWANIA SYSTEMU

• Szybka informacja zwrotna (na temat statusu, zakończenia obsługi danego problemu lub prośba o uzupełnienie zgłoszenia) dociera niezwłocznie, automatycznie do osób, które zgłaszają problem.

• Udział osób zaangażowanych w obsługę spraw jest ograniczony wyłącznie do osób bezpośrednio zainteresowanych.

• Usprawnienie funkcjonowania działu obsługującego klientów/petentów poprawia wizerunek firmy.

• System umożliwia pracodawcom kontrolę nad czasem realizacji prac oraz nakładem kosztów, co daje możliwość weryfikacji zlecanych pracownikom zajęć.

• System zapewnia dostęp do zawsze aktualnej informacji na temat statusu każdej zarejestrowanej sprawy.

• System posiada mechanizmy opisu procedur obiegu, pozwalające modelować dowolne obiegi zadań.

• Definiowanie kategorii zadań i związanego z tym terminu realizacji. Przypominanie o przeterminowanych zadaniach.

• Rejestracja rozmów telefonicznych związanych z obsługiwanymi zadaniami

FUNKCJONALNOŚĆ STMS

Funkcjonalność STMS  zawarta jest w kilku modułach, których wpólne działania zapewniają bezawaryjną i bezproblemową pracę.

Moduł logowania oprócz standardowych funkcji umożliwia również przypominanie haseł oraz wymusza ich cykliczną zmianę.

Moduł Komunikacji  sprzęgnięty z serwerem pocztowym, przesyła komunikaty w formie emaili z kluczowych miejsc działania systemu.

Moduł zgłoszeń i przydzielania zadań  dzięki niemu zadania przydzielane są automatycznie na podstawie zdefiniowanych założeń (procedury obiegu)  lub na podstawie obciążenia pracowników (pomiar ilości zadań). Ewentualnie zadania mogą być przydzielane w trybie ręcznym, do wskazanej osoby. Dzięki mechanizmowi zaznaczania nieobecności zadania nigdy nie "utkną".

Moduł kategorii pilności wyznacza termin obsługi zadania na podstawie wykorzystania wcześniej zdefinowanych szablonów. Może uwzględniać pracę w określonych godzinach, tylko w dni robocze, omijać zdefinowane dni wolne i święta.

Moduł przetwarzania masowego sprawdza w określonych odstępach czasu zdefiniowane warunki, a następnie uruchamia zdefiniowaną akcję. Przykładem może być sprawdzenie przeterminowanych zadań i wysłanie e-mailem informacji o nich.

Moduł procedur obsługi pozwala zdefiniować dowolne procedury obiegu zadania oraz ustalić uprawnienia dla każdego kroku procedury.

Moduł uprawnień poprzez zdefinowane profile użytkowników, lub bezpośrednio nazwanemu użytkownikowi przydziela dostęp do dodanej funkcjonalności. Dzięi profilom przydzielanie uprawnień jest łatwe i szybkie.

Moduł administracji systemem: w jego skład wchodzą pomniejsze elementy

• Etykiety definiują nazwy pół, przycisków etc.
• Sowniki przechowują dan elist wyboru
• Dynamiczne szablony pozwalają na dowolną konfigurację zawartości dokumentu (ilość i rodzaj pół list rozwijanych, pola typu data)
• Wzorce numeracji pozwalają ma zdefiniowanie systemu numeracji
• Automatyczacja nowych użytkowników
• Edycja menu umożliwia zmianę nazw menu systemowego. 

Moduł bramek kontrolnych  to wielopoziomowe struktury kontrolne pozwalające osobie zdefiniowanej jako bramka kontrolować wprowadzane zadania i ich obieg. Bramki przechwytujące otrzymują zadania zanim trafią one do właściwego odbiorcy, bramki powiadamiane tylko otrzymują informacje o zadaniach.

Segregatory  pozwalają na łatwe zarządzanie grupami jednorodnych dokumentów.

Moduł rejestracji rozmów telefonicznych  pozwala na zarejestrowanie treści rozmowy, czasu rozmowy, rozmówcy, ewentualnie przypisanie jej do wskazanego zadania.

Moduł raportów pozwala na przeglądanie zadań oraz ocenę pracy pracowników, zidentyfikować zadania powtarzalne czy scharakteryzować zgłaszających.

Załączniki - do zadań można dołączać dowolne pliki o wielkości ograniczonej praktycznie tylko przepustowością łącza. Do załączników również mogą być zdefiniowane uprawnienia dostępu.

Moduł klientów przechowuje dane teleadresowe klientów, dane osób kontaktowych itp.

Moduł Archiwizacji  archiwizuje nieużywane dokumenty. Wyposażony jest w pełną kontrolę dostępu, z logowaniem dat, godzin i osób uprawnionych, które przeglądały dokumnety. Wykorzystuje część systemowych uprawnień do przeglądania dokumentów, zatem nawet osoby uprawnione, które nie mają pełnych praw, nie otworzą wszystkich dokumentów.

Dzięki swojej elastycznośći w konfiguracji, łatwo można dopasowac system STMS do potrzeb użytkowników. Nie wymaga to żadnej ingerencji od strony programistycznej.

STMS może działać zarówno w konfiguracji jednofirmowej jak i wielofirmowej, umożliwiając przekazywanie zadań pomiędzy firmami .

SPRAWDZONA TECHNOLOGIA

System STMS został napisany w oparciu o narzędzia i bazę danych Oracle, przy wykorzystaniu technologii pakietów PL/SQL oraz Javascripti Ajax, dzięki czemu praca przebiega bezawaryjnie i szybko za pośrednictwem standardowej przeglądarki internetowej. Zarówno zgłaszający, jak i obsługujący nie instalują żadnego dodatkowego oprogramowania. Poza tym wykorzystanie technologii Oracle powoduje, że administrowanie systemem i wprowadzanie do niego modyfikacji jest niezwykle proste i mało kosztowne. System nadaje się idealnie do użytkowania w trybie hosting’u, tzn. może być instalowany i nadzorowany w środowisku poza firmą macierzystą – co znacznie obniża koszt jego bieżącej eksploatacji.

Obsługa STMS jest intuicyjna, a wdrożenie tego systemu nie wymaga specjalnych szkoleń.